Was als Primärdaten zählt
Primärdaten sind die ursprünglichen Materialien, auf denen deine Auswertung beruht: ausgefüllte Fragebögen, Messdateien, Audioaufnahmen, Beobachtungsnotizen, Bilder, Quellencorpus oder erzeugte Softwarelogs. Der Begriff ist fachabhängig. Bei einer reinen Literaturarbeit sind veröffentlichte Artikel keine von dir erhobenen Primärdaten, doch Suchergebnisse, Auswahlentscheidungen und Exzerpte bilden die primäre Dokumentation deines Arbeitsprozesses.
Unterscheide Original, Arbeitskopie und Analyseprodukt. Das Original bleibt unverändert; eine Arbeitskopie wird bereinigt, pseudonymisiert oder formatiert; das Analyseprodukt enthält Modelle, Codes, Kategorien oder Tabellen. Ein Fehler in der Bearbeitung lässt sich nur aufklären, wenn Ausgangsstand und Transformationsweg erhalten sind. Diese Nachvollziehbarkeit muss mit Rechten und Schutzpflichten vereinbar bleiben.
Ordner und Versionen, die sich erklären lassen
Eine kleine, robuste Struktur trennt `01_original`, `02_processing`, `03_analysis`, `04_documentation` und `05_submission`. Originaldateien erhalten nur Leserechte, sofern das System dies unterstützt. Eine Readme nennt Projekt, Verantwortliche, Formate, Zeitzone, Pseudonyme, Software und Zusammenhang der Ordner. Verwende keine Klarnamen in Dateinamen, wenn Identität nicht nötig ist.
Das Verarbeitungsprotokoll führt jeden wesentlichen Schritt vom Original zur Analyseversion auf. Notiere Eingabe, Ausgabe, Regel, Werkzeug, Datum und Grund. Bei manuellen Änderungen kann eine Änderungsmatrix dienen; bei Code sollte die ausgeführte Version zur Ausgabe passen. Prüfsummen helfen, einen unveränderten Stand zu erkennen, beweisen jedoch nicht, dass die Erhebung korrekt war.
Formate und Lesbarkeit erhalten
Ein proprietäres Format kann nötig sein, aber die Dokumentation sollte Software und Version nennen. Erzeuge, soweit fachlich sinnvoll und zulässig, zusätzlich offene Exporte wie CSV oder Text und prüfe, ob dabei Labels, Zeichencodierung, Dezimaltrennzeichen oder Zeitangaben verloren gehen. Bewahre das Originalformat weiterhin auf. Für Bilder, Audio oder komplexe Messdaten gehören technische Metadaten und Bearbeitungshinweise dazu.
Teste die Wiederöffnung auf einem zweiten System oder mit einer zweiten berechtigten Person. Ein Backup, das sich nicht lesen lässt, ist kein belastbarer Nachweis. Halte auch negative Tests fest: fehlendes Wörterbuch, beschädigte Datei oder nicht exportierbare Plattformdaten. Begrenze dann die Aussage, statt Dokumentierbarkeit vorzutäuschen.
Sichern ohne unnötige Kopien
Nutze nur genehmigte Speicherorte. Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkung und getrennte Sicherung richten sich nach Schutzbedarf. Private Cloudkonten oder unverschlüsselte USB-Sticks können unzulässig sein. Identifikationsschlüssel werden getrennt gespeichert. Teile Daten nur mit Personen, deren Zugriff durch Projekt und Einwilligung gedeckt ist.
Mehr Kopien erhöhen nicht automatisch Sicherheit; sie erhöhen auch Angriffsfläche und erschweren Löschung. Führe ein Speicherverzeichnis: Welche Kopie liegt wo, wer hat Zugriff, welche Sicherung existiert, wann endet der Zweck? Lösche temporäre Exporte kontrolliert. Dokumentiere die Löschung, ohne dabei die gelöschten sensiblen Inhalte erneut aufzulisten.
Aufbewahrung, Archivierung und Löschung
Ermittle die verbindliche Regel aus Prüfungsordnung, Forschungsdatenrichtlinie, Ethikfreigabe, Vertrag und Einwilligung. Der DFG-Kodex enthält einen allgemeinen Rahmen für die Sicherung von Forschungsdaten und zentralen Materialien, ist aber nicht als pauschale identische Frist für jede studentische Datei zu lesen. Datenschutz kann Löschung verlangen, während Nachvollziehbarkeit bestimmte Unterlagen benötigt. Zuständige Stellen müssen diesen Konflikt lösen.
Archivieren heißt mehr als liegen lassen. Wähle ein geeignetes Repositorium oder einen institutionellen Speicher, beschreibe Version, Rechte und Zugang und notiere einen persistenten Identifikator, falls vergeben. re3data kann bei der Suche nach Repositorien helfen; die Eignung für sensible Daten und dein Fach muss dennoch einzeln geprüft werden.
Abschluss- und Übergabeprüfung
- Originale sind von Bearbeitungen getrennt und als solche bezeichnet.
- Herkunft, Lizenz, Einwilligung und zulässige Nutzung sind dokumentiert.
- Ein Verarbeitungsweg verbindet Original und veröffentlichtes Ergebnis.
- Formate wurden geöffnet, Exporte stichprobenartig kontrolliert.
- Zugriff, Backup, Löschereignis und Aufbewahrungsquelle sind benannt.
- Abgabefassung verweist auf die richtige Daten- oder Materialversion.
Übergebe keine Datensammlung kommentarlos. Eine berechtigte Person sollte mit der Readme den Aufbau verstehen, ohne sensible Bereiche unnötig zu öffnen. Fixiere danach Rollen: Wer verwaltet, wer darf freigeben, wer führt eine fällige Löschung aus? Bei einer Einzelarbeit kann die Hochschule bestimmte Unterlagen übernehmen; kläre dies vor Ende deines Accounts.
Wiederherstellung praktisch testen
Wähle vor Projektabschluss einen zentralen Ergebnisweg und rekonstruiere ihn aus dem archivierten Paket: richtige Originalversion finden, dokumentierte Verarbeitung ausführen, Analyse öffnen und berichtete Tabelle zuordnen. Der Test muss nicht jede Berechnung wiederholen. Er soll zeigen, ob Namen, Formate, Abhängigkeiten und Anweisungen genügen. Notiere Abweichungen und korrigiere die Readme, nicht heimlich den Originalstand.
Teste außerdem einen Verlustfall. Kann eine versehentlich entfernte Arbeitsdatei aus der genehmigten Sicherung wiederhergestellt werden, ohne dafür eine unsichere Privatkopie zu benötigen? Sind Entschlüsselung und verantwortliche Kontaktperson dokumentiert, ohne Schlüssel offenzulegen? Ein erfolgreicher Test belegt Betriebsfähigkeit; ein Fehler zeigt konkret, welcher Teil des Plans vor der Übergabe verbessert werden muss.