Die tatsächlich abgegebene Fassung ist der Prüfgegenstand
Während des Schreibens entstehen gelöschte Absätze, verschobene Fußnoten und ungenutzte Literatur. Ein gut gepflegtes Literaturprogramm reduziert Fehler, beweist aber nicht, dass der exportierte Text und das sichtbare Verzeichnis übereinstimmen. Prüfe deshalb die endgültige PDF- oder vorgesehene Abgabedatei.
Das Inventar kontrolliert formale Beziehungen: Ist ein Beleg auflösbar, ist der Eintrag vorhanden und wird er wirklich verwendet? Es beurteilt zusätzlich stichprobenartig, ob Fundort und Satz zusammenpassen. Es ersetzt keine inhaltliche Bewertung aller Quellen.
Lege vor Beginn die Regeln fest: Was gehört laut Zitationsstil ins Literaturverzeichnis, was in ein separates Quellen-, Rechtsquellen-, Daten- oder Abbildungsverzeichnis? Der Abgleich folgt diesen Kategorien, ohne sie eigenmächtig zu vereinheitlichen.
Vorwärtsprüfung: Jeden Beleg aus dem Text erfassen
Gehe kapitelweise durch die sichtbare Endfassung. Erfasse Autor-Jahr-Belege, numerische Verweise, Fußnoten, direkte Zitate, Tabellen- und Abbildungsquellen sowie Verweise im Anhang. Suche unterstützt, doch eine rein automatische Extraktion übersieht Varianten und verwechselt Jahreszahlen mit Belegen.
Vergib eine Fund-ID und notiere genaue Textstelle. Löse den Fund gegen den vollständigen Verzeichniseintrag auf. Gleiche Schreibweise, Jahr, Suffix und Autorengruppe ab. Bei gleichem Autor und Jahr müssen die Buchstaben zwischen Text und Verzeichnis konsistent sein.
Direkte Zitate erhalten eine gesonderte Statusprüfung für Fundstelle und exakten Wortlaut. Bei Paraphrasen kann eine Seite je nach Stil empfohlen oder verlangt sein. Prüfe nicht nach eigener Vorliebe, sondern nach der maßgeblichen Vorgabe.
Rückwärtsprüfung: Jeden Eintrag im Text wiederfinden
Arbeite anschließend Zeile für Zeile durch jedes relevante Verzeichnis. Ordne jedem Eintrag mindestens eine Fund-ID zu. Ein Eintrag ohne Fundstelle kann ein gelöschter Altbestand, eine nur allgemein gelesene Quelle oder ein übersehener Beleg sein. Entscheide bewusst, ob er entfernt, korrekt zugeordnet oder nach den Regeln als Hintergrundliteratur geführt wird.
Prüfe Dubletten, unterschiedliche Namensformen, abweichende Titel und mehrere Ausgaben. Zwei fast gleiche Einträge können dieselbe Quelle sein; umgekehrt dürfen unterschiedliche Kapitel eines Sammelbands nicht unbemerkt zu einem Eintrag verschmelzen.
Ein Identifier wie DOI oder ISBN hilft bei der Identifikation, ersetzt aber keine vollständigen Angaben. Öffne keine vermeintlich passende Metadatenquelle und überschreibe ungeprüft die tatsächlich benutzte Ausgabe.
Sonderfälle getrennt und regelgerecht behandeln
Persönliche Kommunikation, unveröffentlichte Materialien, Gesetze, Normen, Software, Datensätze und audiovisuelle Quellen folgen oft eigenen Regeln. Notiere ihre Kategorie im Inventar. „Fehlt im Literaturverzeichnis“ ist nur dann ein Fehler, wenn der angewandte Stil dort tatsächlich einen Eintrag verlangt.
Sekundärzitate brauchen die im Stil vorgesehene Kennzeichnung. Das Inventar hält fest, welche Quelle du selbst geprüft hast. Zitiere eine Originalquelle nicht so, als läge sie vor, wenn du nur eine Wiedergabe gelesen hast.
Bei Webseiten kontrollierst du Titel, verantwortliche Stelle, Datum und URL gegen die verwendete Fassung. Bei dynamischen Inhalten kann ein Abrufdatum nötig sein. Für archivierte Versionen muss der Eintrag zur tatsächlich geprüften Momentaufnahme führen.
Offene Statuswerte vor dem Export auf null bringen
Filtere das Inventar nach „fehlt“, „mehrdeutig“, „Seite offen“, „Dublette“ und „nicht verwendet“. Bearbeite jeden Fall einzeln und notiere die Entscheidung. Prüfe danach neu exportierte Datei und Seitenfolge, denn Aktualisierungen können Fußnoten oder Verzeichnisfelder verändern.
Ziehe eine Stichprobe aus mindestens unterschiedlichen Quellentypen und öffne Originalstelle, Textsatz und Eintrag gleichzeitig. So erkennst du systematische Probleme, etwa stets falsche PDF-Seiten oder vertauschte Jahressuffixe. Bei einem Musterfehler weitest du die Prüfung auf alle betroffenen Einträge aus.
Die Exzerptvorlage liefert belastbare Fundorte; die Paraphrasenprüfung kontrolliert sinngemäße Übernahmen. Weitere Werkzeuge stehen im Hub Methodenpraxis. Genau eine Grundlagenroute führt zu Wissen über Quellen und Nachweise.
Prüfprotokoll datensparsam aufbewahren
Speichere Inventar, geprüfte Endfassung und Datum zusammen. Ein Hash oder eindeutiger Dateiname kann zeigen, welche Fassung geprüft wurde. Das Arbeitsinventar muss nicht veröffentlicht werden und darf keine unerlaubten Volltexte, Zugangsdaten oder unnötigen personenbezogenen Angaben enthalten.
Nach einer Textänderung werden betroffene Kapitel und Verzeichniseinträge erneut geprüft. Ein altes grünes Inventar gilt nicht automatisch für eine neue Fassung.
Wenn dein Dokument Querverweise oder automatisch erzeugte Felder nutzt, aktualisiere sie erst in einer Kopie und kontrolliere die sichtbare Ausgabe. Ein korrekt gespeicherter Datensatz kann im PDF abgeschnitten, als Platzhalter dargestellt oder durch einen Exportfilter ausgelassen werden. Das Inventar hält deshalb nicht nur den Datenbankstatus, sondern auch die tatsächlich lesbare Darstellung fest. Bei nummerierten Systemen wird zusätzlich geprüft, ob Einfügen oder Löschen die Reihenfolge korrekt neu aufgebaut hat.
Lege für offene Fälle eine eindeutige Zuständigkeit und einen letzten Prüftermin fest. „Später ansehen“ ist kein belastbarer Status. Kann eine Quelle bis zur Frist nicht eindeutig identifiziert oder am behaupteten Fundort geprüft werden, wird die betroffene Aussage enger formuliert, durch belastbare Evidenz ersetzt oder entfernt. Bibliografische Vollständigkeit darf nicht durch erfundene Details simuliert werden.