Gleicher Titel bedeutet nicht gleicher Publikationsstand
Ein Forschungstext kann als Preprint, eingereichte Fassung, akzeptiertes Manuskript und Verlagsversion online stehen. Inhalt, Seitenzahlen, Lizenz und Zitierbarkeit unterscheiden sich. Ohne sichtbares Label können Lesende eine ungeprüfte Fassung für die endgültige halten oder eine Korrektur übersehen. Suchmaschinen verstärken das Problem, wenn mehrere PDFs denselben Titel tragen.
Versionsbegriffe beschreiben redaktionellen Status, nicht automatisch Qualität. Ein Preprint kann umfangreich dokumentiert sein, ist aber noch nicht durch das angegebene Journal begutachtet. Ein Accepted Manuscript enthält Peer-Review-Änderungen, aber nicht zwingend Satz, Paginierung oder spätere Korrekturen. Die Version of Record ist der formell veröffentlichte Verlagsdatensatz.
Nutze möglichst die NISO-JAV-Terminologie und ergänze verständliche Sprache. Verlagsverträge können andere Bezeichnungen verwenden. Für Upload und Lizenz gilt die konkrete Vereinbarung; dieser Leitfaden ist keine Rechtsberatung.
Ein Mindestlabel direkt auf Datei und Landingpage setzen
Das PDF erhält auf der ersten Seite Titel, Autoren, Versionsbegriff, Versionsdatum und einen Link beziehungsweise DOI zur veröffentlichten Fassung. Ein Dateiname allein ist nicht sichtbar, wenn die Datei weitergegeben wird. Das Repositorium wiederholt diese Angaben in strukturierten Metadaten und nennt den Beziehungstyp zur Version of Record.
Für ein akzeptiertes Manuskript kann der Hinweis lauten: „Dies ist das akzeptierte Manuskript des Artikels [Titel], angenommen am [Datum]. Die Version of Record ist unter [DOI] verfügbar. Seitenzahlen und Layout unterscheiden sich.“ Ergänze Lizenz und Embargo nach Vertrag. Verwende keine Verlagslogos oder Layouts ohne Berechtigung.
Bei Preprints steht sichtbar, dass keine formale Annahme durch das genannte Journal vorliegt. Nach Annahme und Veröffentlichung werden Landingpage und Beziehung aktualisiert, ohne den historischen Preprint umzudatieren. Eine neue Preprint-Fassung erhält eine Versionsnummer und Änderungsnotiz.
Die Fassung zitieren, die die verwendete Aussage trägt
Wenn Version of Record und DOI vorhanden sind, ist sie meist die bevorzugte bibliografische Referenz. Prüfe jedoch, ob der zitierte Inhalt dort tatsächlich enthalten ist. Wird eine nur im Preprint vorhandene Analyse diskutiert, muss der Preprint als solcher identifiziert werden. Eine VoR-Zitation darf nicht eine in ihr entfernte Aussage scheinbar belegen.
Seitenzahlen aus dem Accepted Manuscript stimmen oft nicht mit dem Verlagssatz überein. Verwende für direkte Zitate die Lokalisierung der konsultierten Fassung und nenne diese eindeutig. Bei HTML ohne Seiten können Abschnitt und Absatz verwendet werden, soweit der Zitierstil dies erlaubt.
„Online first“, Ausgabezuordnung und Druckjahr können unterschiedliche Daten erzeugen. Übernimm bibliografische Angaben von der kanonischen Verlagsseite und gib DOI statt einer sitzungsgebundenen URL an. Das Abrufdatum ist bei veränderlichen Inhalten wichtiger als bei stabiler VoR.
Vor dem Upload Rechte und Embargo prüfen
Prüfe, welche Fassung laut Vertrag oder Verlagspolicy in welchem Repositorium abgelegt werden darf. Ein Recht für das Accepted Manuscript erlaubt nicht automatisch den Upload der Verlags-PDF. Nenne Förder- oder Institutionsanforderungen, aber löse Widersprüche über die zuständige Open-Access- oder Rechtsstelle.
Das Embargo beginnt an einem definierten Ereignis, etwa Publikation oder Annahme. Erfasse Enddatum statt „nach zwölf Monaten“. Metadaten können häufig vor Dateiöffnung sichtbar sein. Stelle die Datei nicht versehentlich über einen direkten Link bereit, während die Landingpage ein Embargo behauptet.
Lizenzen werden nicht geraten. Eine Creative-Commons-Lizenz gilt nur, wenn Rechteinhaber sie wirksam vergeben hat. Der Repositoriumseintrag nennt Rechtehinweis, Zugriffsstatus und Quelle. Prüfe den öffentlichen Zugriff in einer nicht angemeldeten Sitzung.
Korrekturen und Retraktionen über alle Fassungen sichtbar machen
Nach einer Verlagskorrektur wird die Repository-Landingpage aktualisiert und mit dem Korrekturhinweis verknüpft. Ein historisches Manuskript bleibt als Fassung erkennbar, darf aber nicht ohne Warnung neben der korrigierten VoR stehen. Bei Retraktion zeigt der Eintrag den Status deutlich und verweist auf den offiziellen Hinweis.
Vergleiche vor Ablage Accepted Manuscript und VoR. Notiere inhaltlich relevante Änderungen, nicht jede Satzabweichung. Ein Supplement, das nur zur VoR gehört, wird nicht fälschlich dem früheren Manuskript zugeschrieben. Datensatz- und Softwareversionen erhalten eigene Kennungen.
Die Preprint-Anleitung ordnet parallele Einreichung. Der Post-Publication-Prozess behandelt Korrekturstatus. Weitere Beiträge bündelt der Hub Publikationsethik. Genau einen Grundlagenanschluss bietet der Wissensbereich wissenschaftliches Arbeiten.
Erstelle zum Abschluss ein kleines Versionsregister. Jede Zeile nennt interne Fassung, NISO-Begriff, Datum, Dateiprüfsumme, öffentlichen Ort, Zugriffsstatus und Beziehung zur Version of Record. Prüfsummen identifizieren Dateien, beweisen aber keine Uploadberechtigung. Das Register verhindert, dass eine lokal „final“ genannte Datei später mit der kanonischen Verlagsfassung verwechselt wird.
Wenn Titel oder Autorenliste zwischen Fassungen wechseln, werden beide Varianten in den Metadaten nachvollziehbar verbunden. Alte Dateien werden nicht umbenannt, als hätten sie schon den späteren Titel getragen. Eine kurze Änderungsnotiz erklärt den Übergang und erleichtert die Suche nach Zitaten aus früheren Fassungen.