Datenbank–Suchstring–Treffer–Auswahl-Protokoll
Von der Forschungsfrage zu Suchkonzepten
Zerlegen Sie die Frage in fachlich sinnvolle Konzepte, nicht sofort in einen langen Suchsatz. Sammeln Sie pro Konzept Synonyme, kontrollierte Schlagwörter, Schreibvarianten und gegebenenfalls Übersetzungen. Dokumentieren Sie die Herkunft zentraler Begriffe: Vorrecherche, Thesaurus, bekannte Publikation oder fachliche Beratung. Ein KI-Vorschlag bleibt ein Suchkandidat, bis seine Verwendung in realen Datenbanken geprüft wurde.
Definieren Sie vor der Hauptsuche Ein- und Ausschlusskriterien. Kriterien müssen zur Frage passen und dürfen nicht nach Sichtung unbequemer Ergebnisse nachträglich verschärft werden, ohne die Änderung zu protokollieren. Halten Sie Population, Gegenstand, Zeitraum, Publikationstyp, Sprache und methodische Mindestanforderungen getrennt fest. Begründen Sie Einschränkungen; „zu viele Treffer“ allein ist keine fachliche Auswahlregel.
Jede Datenbank besitzt eine eigene Syntax
Übertragen Sie einen Suchstring nicht blind zwischen Plattformen. Feldcodes, Platzhalter, Phrasensuche, Näheoperatoren und kontrollierte Vokabulare unterscheiden sich. Speichern Sie für jede Datenbank die tatsächlich ausgeführte Fassung. Machen Sie Screenshots nur ergänzend; kopierbarer Text ist für Reproduzierbarkeit wichtiger. Vermerken Sie automatische Wortvarianten oder Mapping-Funktionen, soweit die Oberfläche sie anzeigt.
- Testset aus wenigen sicher relevanten Arbeiten festlegen.
- Suchbegriffe und Schlagwörter aus deren Datensätzen ableiten.
- Breiten Suchlauf durchführen und irrelevante Muster untersuchen.
- String begründet anpassen und jede Version erhalten.
- Finalen Lauf mit Datum und Trefferzahl einfrieren.
- Export sofort benennen und unverändert archivieren.
Eine Trefferzahl ist kein Qualitätsmerkmal. Die Suche soll ausreichend sensibel sein, ohne durch unsachliche Filter relevante Perspektiven auszuschließen. Berichten Sie Plattform und Datenbank getrennt, wenn derselbe Inhalt über verschiedene Oberflächen mit unterschiedlicher Syntax zugänglich ist.
Dubletten und Screening nachvollziehbar entscheiden
Bewahren Sie alle Rohdateien vor dem Zusammenführen. Dokumentieren Sie Software und Regel des Dublettenabgleichs. Gleiche DOI sind ein starkes Signal, aber fehlende oder fehlerhafte DOI erfordern Titel-, Autor- und Jahresvergleich. Preprint und Verlagsfassung können zusammengehören, sind jedoch nicht immer einfache Dubletten; entscheiden Sie nach Fragestellung und Versionsstatus.
Für jede Screeningstufe muss erkennbar sein, wer was geprüft hat. In der Titel-/Abstractphase reichen standardisierte Ausschlusskategorien. Im Volltextscreening sollte der Hauptgrund pro ausgeschlossenem Werk festgehalten werden. „Nicht relevant“ ist meist zu unspezifisch. Geeigneter sind etwa falsche Population, falsches Design, kein Primärbefund oder Zeitraum außerhalb der Regel.
Änderungen und Ergebnisse ehrlich berichten
Wenn Sie die Suche nach Pilotierung ändern, notieren Sie alte und neue Fassung, Datum, Grund und Folge für bereits erhobene Treffer. Wiederholen Sie betroffene Datenbanken oder begründen Sie das Vorgehen. Entfernen Sie erfolglose Suchläufe nicht aus dem internen Protokoll; sie zeigen, wie die finale Strategie entstand. Im veröffentlichten Bericht kann eine übersichtliche finale Strategie durch einen Anhang mit vollständigen Strings ergänzt werden.
Stimmen Sie Zahlen zwischen Export, Dublettenabgleich, Screening und Flussdiagramm ab. Differenzen brauchen eine Erklärung. Verknüpfen Sie Datensätze über stabile interne IDs, damit Titeländerungen oder korrigierte Metadaten nicht zu Doppelzählung führen. Bei Aktualisierung der Recherche beginnt ein neuer Lauf mit neuem Stichtag.
Der Hub Quellenkritik führt weitere Prüfungen zusammen. Der Leitfaden DOI prüfen hilft beim Dubletten- und Identitätsabgleich. Als Grundlagenseite erklärt Wissenschaftliches Arbeiten die Rolle der Recherche im Gesamtprojekt.
Abgabeaudit
- Ist jede Suche mit Plattform, Datum und exaktem String dokumentiert?
- Sind automatische und manuelle Filter sichtbar?
- Stimmen Treffer- und Exportzahlen?
- Bleiben Rohdateien unverändert erhalten?
- Sind Dublettenregeln und Versionsentscheidungen erklärt?
- Sind Kriterien vor der Auswahl definiert und Änderungen datiert?
- Hat jeder Volltextausschluss einen nachvollziehbaren Grund?
- Lassen sich alle Zahlen im Bericht aus den Dateien ableiten?
Prüfen Sie das Paket in einer neuen Umgebung: Lassen sich Strings kopieren, Dateien öffnen und IDs verbinden? Eine zweite Person sollte den Weg eines eingeschlossenen und eines ausgeschlossenen Werks nachvollziehen können. Das ist ein stärkerer Test als eine optisch vollständige Tabelle.
Vom Suchlauf zum belastbaren Entscheidungslog
Ein vollständiges Protokoll endet nicht beim Export aus der Datenbank. Halten Sie für jede Ausschlussstufe fest, wer entschieden hat, welche Fassung des Titels geprüft wurde und welcher vorher definierte Grund zutraf. Freitext wie „nicht passend“ ist kaum nachprüfbar. Besser sind trennscharfe Kategorien, etwa falsche Population, ungeeignetes Studiendesign, kein berichteter Zielparameter oder nicht zugänglicher Volltext. Die Kategorien sollten vor dem Screening feststehen und während des Laufs nur dokumentiert geändert werden.
Auch Dubletten brauchen eine nachvollziehbare Behandlung. Derselbe Beitrag kann als Preprint, Konferenzabstract und Zeitschriftenartikel erscheinen. Eine bloße Titelgleichheit reicht deshalb weder zum Löschen noch zum Zusammenführen. Vergleichen Sie Autorenschaft, Jahr, DOI, Stichprobe und berichtete Ergebnisse. Verknüpfen Sie zusammengehörige Versionen im Protokoll und begründen Sie, welche Fassung in die Auswertung einging. So bleibt sichtbar, dass ein Datensatz nicht versehentlich mehrfach gewichtet wurde.
Vor Abgabe empfiehlt sich eine Reproduktionsprobe: Eine zweite Person erhält Datenbankname, Plattform, Suchdatum, exakten Suchstring und Filter, aber keine Ergebnisliste. Sie sollte denselben Lauf technisch nachvollziehen und Abweichungen notieren können. Datenbanken verändern ihre Bestände; deshalb muss das Ziel nicht immer eine identische Trefferzahl sein. Entscheidend ist, ob Suchweg, Grenzen und Auswahlregeln so präzise dokumentiert sind, dass Unterschiede erklärt werden können.