Plagiat Scanner.de Redaktion | Zuletzt geprüft: 26.08.2026 | 6 Min. Lesezeit
Die Kurzformel für eine E-Mail
(Vorname abgekürzt, Nachname, persönliche Mitteilung, 12. März 2025)
Diese Klammer steht im Fließtext, dort, wo sonst der Kurzbeleg steht. Mehr braucht es meistens nicht.
Der Grund ist einfach: Ein Literaturverzeichnis ist eine Wegbeschreibung. Es soll jemanden zur Quelle führen. Eine E-Mail an dich kann niemand aufrufen, in keiner Bibliothek und in keiner Datenbank. Deshalb hilft der Eintrag im Verzeichnis niemandem, und die meisten Zitierstile verzichten darauf.
Was bleibt, ist die Pflicht zur Transparenz: Deine Leserinnen und Leser müssen erkennen, dass diese Aussage aus einer nicht überprüfbaren Quelle stammt.
Welche Angaben du brauchst
Vier Bausteine, und einer davon ist wichtiger als der Rest.
- Name der absendenden Person, in Autor-Jahr-Systemen mit abgekürztem Vornamen.
- Funktion oder Institution, wenn sie erklärt, warum diese Person Auskunft geben kann.
- Datum der E-Mail, taggenau.
- Die Kennzeichnung als persönliche Mitteilung, wörtlich so.
Die Kennzeichnung ist der entscheidende Teil. Sie ordnet die Quelle sofort ein. Ohne sie sieht der Beleg aus wie ein Verweis auf eine Publikation, die es nicht gibt.
Die E-Mail-Adresse gehört nirgendwohin: nicht in den Beleg, nicht ins Verzeichnis, nicht in den Anhang. Sie ist ein personenbezogenes Datum und für das Wiederfinden ohne jeden Wert.
Den Betreff brauchst du ebenfalls nicht. Er ist selten aussagekräftig und ändert sich in langen Verläufen mehrfach. Kommen mehrere Nachrichten derselben Person vor, unterscheidest du sie über das Datum, nicht über die Betreffzeile.
Kurzbeleg im Text, kein Eintrag im Verzeichnis
Führe die Quelle im Satz ein, statt sie nur in Klammern anzuhängen. „Nach Auskunft von A. Mertens, Leiterin der Abteilung Gewässerschutz, lag die Messreihe unvollständig vor (persönliche Mitteilung, 12. März 2025)." So sieht man, wer spricht und in welcher Rolle.
Eine Seitenzahl gibt es nicht. Zitierst du wörtlich, setzt du den Wortlaut in Anführungszeichen und übernimmst ihn exakt, samt Eigenheiten der Formulierung.
Beziehst du dich mehrfach auf dieselbe Nachricht, wiederholst du den vollständigen Klammerzusatz beim ersten Mal und kürzt danach. Ein „ebd." ist hier unpassend, weil es auf einen Verzeichniseintrag verweist, den es nicht gibt.
Bewahre die Nachricht bis zum Abschluss des Prüfungsverfahrens auf. Kommt eine Rückfrage, kannst du belegen, dass es die Auskunft gab. Wie du mit Quellen umgehst, die später nicht mehr erreichbar sind, steht unter Quelle nicht mehr auffindbar.
Die drei Stile nebeneinander
| Zitierstil | Kurzbeleg im Text | Eintrag im Verzeichnis |
|---|---|---|
| APA 7 | (A. Mertens, persönliche Mitteilung, 12. März 2025) | Kein Eintrag; persönliche Mitteilungen sind nicht abrufbar. |
| Harvard | (Mertens 2025, persönliche Mitteilung) | Meist kein Eintrag. Verlangt dein Institut einen, gehört er unter unveröffentlichte Quellen. |
| Deutsche Zitierweise | Fußnote: E-Mail von Anke Mertens an die Verfasserin vom 12.3.2025. | Mertens, Anke: E-Mail an die Verfasserin vom 12.3.2025, im Besitz der Verfasserin. |
Der Name ist erfunden. Die deutsche Zitierweise ist hier großzügiger, weil sie aus der Geschichtswissenschaft kommt und dort unveröffentlichtes Material zum Alltag gehört. Wie sich die Systeme sonst unterscheiden, zeigt der Zitierstil-Vergleich.
Einwilligung und Datenschutz
Eine E-Mail ist Kommunikation zwischen zwei Personen. Sie wird nicht dadurch öffentlich, dass du sie in eine Hausarbeit schreibst.
Vor dem Zitieren klären
- Frag nach. Eine Zeile genügt: Darf ich diese Aussage mit deinem Namen in meiner Arbeit zitieren?
- Halte die Antwort fest. Die Zustimmung per E-Mail reicht und schützt dich bei Rückfragen.
- Schwärze fremde Daten. Adressen, Telefonnummern und weitergeleitete Nachrichten Dritter gehören nicht in den Anhang.
- Denk an die Sperrfrist. Bei Arbeiten mit Unternehmensbezug kann ein Sperrvermerk nötig sein.
- Das ist keine Rechtsberatung. Bei heiklen Fällen entscheidet deine Betreuung, was in die Arbeit darf.
Die drei häufigsten Fehler
- Die Mitteilung wird als Publikation getarnt. Ein Beleg wie (Mertens 2025) ohne den Zusatz sieht aus wie ein Verweis auf einen Aufsatz. Wer im Verzeichnis nachschlägt, findet nichts und hält den Beleg für erfunden.
- Zitiert wird ohne Einwilligung. Namen, Funktionen und interne Einschätzungen landen ungefragt in einer Arbeit, die später in einer Prüfungsakte liegt. Das ist unhöflich und kann für die zitierte Person unangenehme Folgen haben.
- Die Aussage trägt zu viel Gewicht. Eine einzelne E-Mail wird zur Grundlage eines ganzen Kapitels. Für tragende Argumente brauchst du überprüfbare Quellen, siehe Quellen bewerten.
Wann eine E-Mail eine legitime Quelle ist
Als Beleg für Fachaussagen ist sie schwach, weil niemand sie nachlesen kann. Als Quelle für bestimmte Informationen ist sie manchmal die einzige Möglichkeit.
Sinnvoll ist sie in drei Situationen. Erstens bei Auskünften, die es nirgends veröffentlicht gibt, etwa zur Datenlage einer Behörde oder zum internen Ablauf eines Betriebs. Zweitens bei Klärungsfragen an Forschende, deren Publikation eine Lücke lässt. Drittens, wenn die Kommunikation selbst dein Untersuchungsgegenstand ist.
Führst du mehrere strukturierte Gespräche per Mail, ist das keine persönliche Mitteilung mehr, sondern eine schriftliche Befragung. Dann gelten Methodenteil, Leitfaden und die Regeln fürs Interview zitieren, und das Material gehört als Korpus in den Anhang.
Was ein Plagiatsscan hier zeigt
Deine private E-Mail steht in keiner Datenbank. Ein Scan kann sie also nicht als Quelle finden, und genau darin liegt der interessante Fall.
Taucht der Wortlaut einer angeblich privaten Auskunft trotzdem im Bericht auf, stammt er aus einer öffentlichen Quelle: aus einer Pressemitteilung, einem Forum oder einer Antwortvorlage. Dann zitierst du besser diese Fundstelle, weil sie überprüfbar ist. Der Plagiat Scan kostet 0,29 € pro Normseite mit 1.800 Zeichen und vergleicht deinen Text mit über 70 Milliarden Quellen. Für Arbeiten mit vielen unveröffentlichten Quellen ist das eine sinnvolle Kontrolle: Der Bericht trennt, was wirklich exklusiv ist, von dem, was längst irgendwo steht. Wie du die Markierungen einordnest, zeigt echte vs. falsche Treffer.