Downloadbare Tabelle für das laufende Protokoll
Ausgefülltes Beispiel: Suchbegriffe statt Quellenersatz
So bleibt das Protokoll während der Arbeit belastbar
Beginnen Sie vor dem ersten relevanten Einsatz und tragen Sie die Zeile möglichst direkt danach ein. Eine am Abgabetag rekonstruierte Liste verwechselt leicht Daten, Versionen und Arbeitsschritte. Vergeben Sie kurze IDs wie K-001 und verwenden Sie dieselbe ID im Dateinamen eines zulässigen Exports. Für wiederholte, gleichartige Vorgänge kann eine Sammelzeile genügen, wenn Zeitraum, Umfang und Auswahlprozess trotzdem erkennbar bleiben. Eine hochschulische Vorgabe kann jedoch Einzelprotokolle verlangen.
Beschreiben Sie den Zweck als Tätigkeit, nicht als Rechtfertigung. „Alternative Suchbegriffe finden“ ist informativer als „Unterstützung“. „Drei Vorschläge zur Kürzung eigener Sätze“ ist prüfbarer als „sprachliche Optimierung“. Notieren Sie außerdem, welche Ausgabe verworfen wurde. Gerade ein Null-Ergebnis zeigt, dass Sie ausgewählt haben und verhindert, dass das Protokoll jede erzeugte Variante fälschlich als Teil der Arbeit erscheinen lässt.
Speichern Sie nur Material, dessen Aufbewahrung zulässig ist. Personenbezogene, vertrauliche oder unveröffentlichte Inhalte gehören nicht unbedacht in einen Cloud-Chat oder öffentlichen Anhang. Prüfen Sie institutionelle Freigaben, Nutzungsbedingungen und Schutzbedarf, bevor Sie Daten eingeben oder exportieren. Ist ein Vollprotokoll problematisch, klären Sie früh, ob ein redigierter Auszug, eine lokale Zusammenfassung oder ein anderer Nachweis akzeptiert wird.
Menschliche Prüfung konkret statt pauschal belegen
„Ausgabe kontrolliert“ bleibt zu unbestimmt. Benennen Sie die Kontrollhandlung: Literaturangaben im Bibliothekskatalog und im Original geöffnet, Zitatwortlaut mit der Primärquelle verglichen, Berechnung unabhängig wiederholt, Code mit dokumentierten Testfällen ausgeführt oder Überarbeitung im Versionsvergleich geprüft. Ein Kontrollfeld soll weder Vollständigkeit vortäuschen noch das Ergebnis eines Detektors wiedergeben. Es dokumentiert einen fachlichen Arbeitsschritt.
Bei Tatsachenbehauptungen führt die Prüfung zur Originalquelle. Ein KI-System ist nicht die Quelle für eine Studie, eine Definition oder eine Seitenzahl. Bei Code gehören Eingabe, relevante Umgebung, eigene Änderungen und Testergebnis zusammen. Bei Übersetzung ist festzuhalten, welche Fassung Ausgangspunkt war, wie Terminologie geprüft wurde und wer die Endfassung verantwortet. Für den methodischen Text lässt sich das Protokoll anschließend mit dem Leitfaden KI-Nutzung im Methodenteil beschreiben verdichten.
Was das Protokoll nicht beweist
Die Europäische Kommission betont für verantwortliche generative KI in der Forschung Transparenz, Verantwortlichkeit und Reproduzierbarkeit; die DFG hält zugleich fest, dass der Einsatz generativer Modelle Forschende nicht von inhaltlicher und formaler Verantwortung entbindet. Daraus folgt für diese Vorlage kein universelles Pflichtformat. Es folgt eine praktische Trennung: Werkzeugbeitrag offenlegen, eigene Entscheidungen sichtbar machen und Behauptungen unabhängig prüfen.
Ein Protokoll kann auch zu detailliert sein. Vollständige Prompts können geschützte Daten, unveröffentlichte Ideen oder Material Dritter enthalten. Entscheiden Sie den Anhang deshalb nicht allein nach Umfang. Der Leitfaden Prompts im Anhang dokumentieren hilft bei der Auswahl zwischen Vollverlauf, Auszug und Zusammenfassung.
Abschlussprüfung vor Abgabe oder Archivierung
- Stimmen Werkzeugname, sichtbare Version und Datum mit den gesicherten Nachweisen überein?
- Ist jeder relevante KI-Einsatz einem konkreten Arbeitsschritt und Zweck zugeordnet?
- Trennt jede Zeile Ausgabe, eigene Prüfung, Änderung und tatsächliche Übernahme?
- Sind Quellenangaben am Original verifiziert und nicht aus dem Chat zitiert?
- Enthält der Anhang keine unzulässig offengelegten personenbezogenen oder vertraulichen Inhalte?
- Passt Umfang und Ablageform zu Prüfungsordnung, Aufgabenstellung und Weisung der zuständigen Stelle?
Führen Sie anschließend eine Gegenprüfung mit der Arbeit durch: Jede im Protokoll als übernommen markierte Leistung muss auffindbar sein, und offensichtliche KI-Arbeitsschritte dürfen nicht fehlen. Der Themenhub KI-Transparenz bündelt vertiefende Hilfen. Die Grundlagenseite Wissenschaftlich arbeiten ordnet Dokumentation, Quellenprüfung und Eigenleistung in den gesamten Schreibprozess ein.